Warum so viele IT-Projekte scheitern

In der IT-Projektplanung wird in kleinen und mittelständischen Firmen noch sehr viel dem Zufall überlassen. Fehlende Konzepte, falsche Kalkulation sowie keine feste Budgetplanung führen in vielen Fällen immer noch zu kostspieligen Projektpleiten.

Für den Erfolg eines Unternehmens spielen zahlreiche Faktoren eine entscheidende Rolle. Kleine und mittelständische Betriebe sind sich zum Beispiel weitgehend einig, dass zu den wesentlichen Erfolgskriterien gut organisierte Geschäftsprozesse, eine klare Unternehmensstrategie sowie ein starkes Kerngeschäft zählen. Darüber hinaus gilt eine strategisch ausgerichtete IT-Infrastruktur weiterer Schlüssel für die Prosperität einer Firma. 47 Prozent der befragten Unternehmen führen den Erfolg auf dieses Kriterium zurück, wie eine für das "Trendbarometer KMU" von Techconsult im Auftrag von Microsoft durchgeführte Studie bei 400 Unternehmen mit zehn bis 499 Mitarbeitern ergab.

IT-Projekte auf Geschäftsprozesse ausrichten
Die Informationstechnologie tangiert dabei nahezu alle Geschäftsbereiche und ist eine tragende Säule vieler Unternehmen. Eines der ihrer wichtigsten strategischen Ziele ist die Verbesserung der Wirtschaftlichkeit des Betriebes unter Berücksichtigung der Kostenreduktion. Häufig sehen kleine und mittelständische Betriebe die Informationstechnologie noch als Kostenfaktor, deren konkreter Nutzen für das Unternehmen nur schwer einschätzbar ist. Für Unternehmer ist daher ein erkennbarer Return on Investment (ROI) von IT-Projekten sehr wichtig. Insbesondere in kleineren Unternehmen mit zehn bis 49 Mitarbeitern spielt die Wirtschaftlichkeit von IT-Projekten eine sehr große Rolle. Dagegen ist es für 93 Prozent der mittelständischen Unternehmen mit 50 bis 499 Mitarbeitern am wichtigsten, dass IT-Projekte effektiv auf Business-Prozesse ausgerichtet sind und diese unterstützen.

Firmen haben keinen IT-Plan
Auffällig ist jedoch, dass die Mehrheit der befragten Unternehmen kein schriftlich formuliertes Konzept in Sachen strategische Ausrichtung der IT-Prozesse hat. Das heißt, Entscheidungen werden eher spontan und ad hoc getroffen. In der Regel sind es vor allem die kleineren Unternehmen, die den Aufwand für die Definition und Ausarbeitung von Strategiepapieren scheuen, vielfach auch aus Zeitgründen oder weil sie es für nicht erforderlich halten. Nur 16 Prozent der Firmen verfügen über eine ausgearbeitete IT-Roadmap.

Gut funktionierende IT-Prozesse sind für die Wettbewerbsfähigkeit und den Erfolg vieler Unternehmen wichtig, jedoch zeigen sich längst nicht alle mit den realisierten IT-Projekten voll und ganz zufrieden. Während etwa jeder zweite Befragte bestätigt, dass die im Betrieb durchgeführten IT-Projekte zügig umgesetzt wurden, den Anforderungen entsprechen und auch den erhofften Mehrwert erbringen, können 45 Prozent dem nur teilweise zustimmen. Noch viel zu viele Firmen sind enttäuscht, dass das Projekt nicht den erhofften Nutzen bringt oder die Erwartungen nur eingeschränkt erfüllt. Einerseits kommt es noch häufig zu unvorhersehbaren technischen Problemen, andererseits funktionieren Prozesse und Lösungen nicht wie kalkuliert und führen zu unbefriedigenden Ergebnissen.

Projektkosten werden falsch kalkuliert
Hier sind Anbieter und Partner gefragt, die Kunden noch umfangreicher über die Umsetzung von gewünschten IT-Projekten zu informieren und aufzuklären. Ein weiterer wesentlicher Kritikpunkt ist eine unzureichende Projektkalkulation, oft lagen die tatsächlichen Kosten über den geplanten, so dass von einigen das erzielte Kosten-Nutzenverhältnis bemängelt wird. IT-Projekte, die gar nichts gebracht und nur Kosten verursacht haben, kommen zwar selten vor, aber immerhin im Schnitt noch bei neun Prozent der Unternehmen. In erster Linie liegt es daran, dass zum einen die Bedürfnisse zu spezifisch sind, zum anderen sind die Programme zu komplex. Letztendlich verursachen auch zu lange Einarbeitungsphasen zu hohe Kosten. Viele Projekte werden allerdings schon im Keim erstickt, wenn IT-Verantwortliche den erhofften Mehrwert nicht erkennen. "Um Projekte zum gewünschten Erfolg zu führen, bedarf es einer noch kompetenteren, informationsintensiveren Betreuung und Beratung der Unternehmen seitens Anbieter und Partner", meint Verena Bunk, Analystin bei Techconsult.

Feste IT-Budgets sind kein Normalfall
Etwa 26 Milliarden Euro werden kleine und mittelständische Unternehmen mit zehn bis 499 Mitarbeitern in diesem Jahr in die Kassen der IT-Anbieter fließen lassen. Hintergrund dieser Zahl ist, dass rund 41 Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen über einen festen IT-Etat verfügen können. Die Mehrheit der Unternehmen budgetiert die Ausgaben für IT allerdings nicht. Oft werden Investitionen in neue Hardware oder Softwarelösungen, vor allem in kleineren Betrieben, bei akutem Bedarf getätigt. Zehn Prozent investieren nur bei sich bietender Chance. - sprich attraktiven "Schnäppchen".

Eiserne Etat-Reserve für den Notfall
Ein Drittel derjenigen Unternehmen, die über ein festgelegtes IT-Budget verfügen, verplant es komplett. 68 Prozent geben einen Teil des Budgets für bestimmte Projekte vor, den anderen Teil halten sie als Reserve zurück, auf die in passenden Situationen oder bei akutem Bedarf zurückgegriffen werden kann. Meist werden ITK-Investitionen zielgerichtet innerhalb eines Geschäftsjahres geplant, ein Viertel, vor allem größere Unternehmen, haben mittel- oder langfristige Ziele im Fokus, deren Planung sich durchaus über mehrere Jahre erstrecken kann.

Der Boss hat das Projekt-Sagen
In kleinen Unternehmen entscheidet in der Regel allein die Geschäftsführung über die Verwendung von ITK-Ausgaben. In größeren mittelständischen Unternehmen werden Entscheidungen oftmals im Team in Absprache mit dem IT-Leiter oder mit Fachabteilungsleitern getroffen. 27 Prozent der befragten Unternehmen lassen ihren IT-Leiter über den Verwendungszweck der IT-Ausgaben eigenverantwortlich entscheiden.

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